Wie een multisportevenement organiseert of een verenigingsactiviteit heeft gepland is er bij gebaat dat de regionale of lokale media aandacht besteden aan het evenement. Want hoe meer bekendheid, hoe meer deelnemers, toeschouwers en wie weet ook meer sponsors. Ervaren organisatoren en verenigingen hebben misschien al een warme band met de lokale en regionale pers opgebouwd, maar voor degenen die hier nog niet frequent mee bezig zijn, zetten we hier een aantal tips en richtlijnen op een rijtje voor het benaderen van de media en het opstellen van persberichten.
• Kondig de wedstrijd of het evenement op tijd aan met een persbericht. Een persbericht hoeft niet lang te zijn, als er maar de belangrijkste informatie in staat. Een goed persbericht geeft in ieder geval antwoord op de volgende vragen: wie, wat, waar en wanneer. Vermeld wat voor evenement het is (naam, afstand, hoeveelste editie), wie het organiseert, waar en wanneer het wordt gehouden en hoe laat de start is. Vergeet ook niet wetenswaardigheden zoals een jubileum, een verandering in het parkoers of opzet of de deelname van start2tri-cursisten, te melden.
Verwijs voor alle overige praktische informatie (inschrijving etc.) naar de website. Dit bericht e-mail je een aantal weken voor het evenement naar regionale dagbladen, lokale huis-aan-huiskranten en nieuwswebsites zodat journalisten de datum alvast kunnen noteren en potentiële deelnemers zich nog kunnen inschrijven. E-mailadressen van (sport)redacties kun je vinden in het colofon of via de website van het desbetreffende medium.
• Een tweede persbericht verstuur je uiterlijk een week voor het evenement (check de aanlevertijden voor het aanleveren van kopij). Ook hierin vermeld je weer de belangrijkste informatie (wie, wat, waar en wanneer). Verwijs naar de deelnemerslijst en vermeld eventueel zelf wie de kanshebbers, lokale favorieten of andere bijzondere deelnemers zijn. Denk hierbij aan landelijke toppers, iemand die voor de tiende keer meedoet of familieleden (vader en zoons of moeders en dochters) die in dezelfde startserie starten. Het kan zomaar een leuk voorverhaal opleveren. Nodig vertegenwoordigers van de pers ook uit om bij het evenement aanwezig te zijn en laat weten of ze bijvoorbeeld mee kunnen in een boot of op een motor om zo de wedstrijd van dichtbij te volgen.
• Is er eenmaal contact met de media, vraag dan of ze belangstelling hebben om aanwezig te zijn en anders of ze de uitslagen of een verslag na afloop willen ontvangen. Denk er om dat regionale dagbladen de uitslagen of een verslag op zondagen uiterlijk aan het begin van de avond nodig hebben om het mee te kunnen nemen in de maandagkrant. We kunnen zo voorstellen dat een verslag schrijven voor evenementen die op zondag plaatsvinden niet altijd haalbaar is, dus in die gevallen is het handiger en sneller om de pers na afloop contact op te laten nemen met iemand binnen jullie organisatie.
Lokale kranten en websites zijn misschien wel geïnteresseerd in een verslag (plus foto!). Check ook hier weer de aanlevertijden en maak eventueel afspraken over het aanleveren van een wedstrijdverslag. Denk ook hier weer aan het wie, wat, waar en wanneer en vermeld daarnaast bijzonderheden van de wedstrijd (iemand wint voor de derde keer op rij, of met een heel grote voorsprong, of ondanks een blessure etc.).
• Om anderen op de hoogte te houden van je activiteiten is het ook belangrijk om je contentplanning en je social media goed in te richten. Het is per organisatie en vereniging verschillend op welke wijze je hier invulling aan geeft. Als opvolging van dit bericht geven we binnenkort ook tips voor je contentplanning en social media strategie. Hierbij gebruiken we ook voorbeelden van organisatoren en verenigingen die dit goed hebben ingericht.
Deze handleiding kan natuurlijk ook door verenigingen gebruikt worden, bijvoorbeeld als er een jubileum aan zit te komen, als een atleet een mooie (inter)nationale prestatie heeft behaald, als je team het goed doet in de Teamcompetities of als er een Start2Tri-cursus van start gaat.
Vragen? Neem dan contact op met communicatiemedewerker Marcia Jansen via marcia.jansen@triathlonbond.nl
