Privacy (AVG)

Organisaties die persoonsgegevens verwerken – waaronder verenigingen en organisatoren van evenementen – krijgen meer verplichtingen. Zo ontkom je als club/stichting er niet meer aan om ‘accountable’ te zijn, er geldt een documentatieplicht. Je dient met documenten te kunnen aantonen dat je voldoet aan de AVG. Concreet: als club dien je beleid te maken en op te schrijven hoe je omgaat met persoonsgegevens van de leden en vrijwilligers.

Het belangrijkste is het maken en schrijven van het privacybeleid: Hoe wil je omgaan met de persoonsgegevens van je leden? Mogen bestuursleden of commissies eigen bestanden bijhouden? En mag je de ledengegevens delen met je sponsoren? Dit zijn vragen om over na te denken (en dus om op te schrijven).

Om je op weg te helpen bestaat de mogelijkheid om als aangesloten clubs en stichtingen een inlogcode bij de NTB aan te vragen voor het stappenplan van Stichting AVG. Deze tool bevat een stappenplan, filmpjes met alle informatie die je moet weten, voorbeelddocumenten en een checklist om AVG-proof te worden.  Dit stappenplan neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijv. ICT, interne procedures en contracten. Doordat we collectief hebben ingekocht is deze tool gratis voor alle bij de NTB aangesloten clubs en stichtingen.

Nee. Een verwerkingsovereenkomst is alleen nodig wanneer de verwerkingsverantwoordelijke een derde partij inschakelt om namens en in opdracht van de verantwoordelijke gegevens te gaan verwerken (bijv. MyLaps). Als club geef je wel je informatie aan de NTB, maar dat maakt nog niet dat de NTB deze gaat verwerken onder de verantwoordelijkheid van de club. Een opmerking in de privacyverklaring en het -beleid van beide zijden is voldoende.

Ja. Een foto is één van de meest kenmerkende persoonsgegevens waar het met de nieuwe wetgeving om gaat draaien. Iedereen die persoonsgegevens verwerkt is verantwoordelijk om daar transparant en duidelijk over te zijn naar de personen waarvan zijn/haar gegevens worden verwerkt. Bij het organiseren van een wedstrijd doe je er dan ook verstandig aan om in jouw privacyverklaring op te nemen dat je foto’s maakt en zal verwerken. Iemand die wil deelnemen, maar die niet online terecht wil komen, kan daar dan bezwaar tegen maken. Berichten overnemen en/of plaatsen kan in sommige gevallen onder verwerken vallen. Per gebeurtenis moet je dan ook goed afwegen in hoeverre het handelen in de buurt kan komen van de AVG.

Ja. Dit neem je op in je privacyverklaring en -beleid, zodat je dat maar één keer hoeft af te sluiten.

Ja. Dit neem je op in je privacyverklaring en -beleid, zodat je dat maar één keer hoeft af te sluiten.

Nee. Dit is niet nodig. Je legt alle verwerkingen van persoonsgegevens vast in het verwerkingsregister en je privacybeleid. Het voldoet om vanuit je huishoudelijke reglement en/of algemene voorwaarden hiernaar te verwijzen.

Zie hiervoor:

– Model geheimhoudingsverklaring
– Model privacyverklaring
– Model toestemmingsverklaring
– Model verwerkersovereenkomst

Als er behoefte is aan aanvullende informatie dan zijn er vaak provinciale sportraden die op dit vlak support bieden, kijk bijvoorbeeld naar het aanbod van Team Sportservice. Daarnaast zijn er meerdere artikelen verschenen die meer achtergrondinformatie verschaffen over de belangrijkste verplichtingen.

Een reeks van vijf berichten/nieuwsbrieven voor verenigingen en organisaties:

1. De basisbegrippen
2. Op weg naar overzicht
3. Informatiebeveiliging
4. De privacyverklaring en het vragen van toestemming
5. Marketing en online publicatie

Overige artikelen en downloads in het kader van de AVG:

– Artikel op sport.nl: ‘de privacywet – clubs moeten allemaal een aantal zaken regelen’
– FAQ Privacywetgeving (via DAS)