mijntriathlonNL voor organisaties

1. Rollen en rechten mijntriathlonNL
2. Een nieuw evenement aanmaken
3. iFrame
4. Een inschrijving annuleren
5. Deelnemer wil overstappen naar een andere wedstrijd
6. Deelnemer staat verkeerd ingeschreven
7. Werken met een wachtlijst
8. Startnummers toekennen
9. Check-in app

Rollen en rechten mijntriathlonNL

Om een nieuw evenement aan te kunnen maken, de inschrijvingen te kunnen beheren en facturen te kunnen betalen heb je toegang nodig tot het account van de organisatie in mijntriathlonNL. Deze toegang krijg je met behulp van een zogenaamde ‘rol’. Zo’n rol wordt toegevoegd aan je persoonlijke profiel zodat je via jouw eigen profiel bij de gegevens van de organisatie kunt komen. Iedereen die iets in het systeem moet kunnen voor de organisatie heeft dus een eigen (gratis) gebruikersprofiel nodig voor mijntriathlonNL

Automatische notificaties (e-mailberichten) rollen

Heb je een rol toegewezen gekregen in het account van jouw organisatie dan ontvang je automatisch ook allerhande automatische notificaties (e-mailberichten) vanuit mijntriathlonNL behorende bij die rol. Heb je meerdere rollen dan ontvang je deze notificaties voor al je rollen en dat kunnen nogal wat e-mailberichten zijn. Gelukkig kun je zelf bepalen welke notificaties je wel of juist niet wilt ontvangen. Bovendien kun je deze notificaties – die standaard naar het e-mailadres worden gestuurd wat in jouw persoonlijke gebruikersprofiel staat – naar een alternatief e-mailadres laten sturen.

Een nieuw evenement aanmaken

Hoe maak ik een nieuw evenement aan? Kan ik het evenement van afgelopen jaar kopiëren? Hierover lees je alles in het Stappenplan nieuw evenement aanmaken.

Kom je er toch nog niet helemaal uit? Neem dan contact op met het bondsbureau: info@triathlonbond.nl

iFrame

Er is een iframe beschikbaar waarmee je de gehele evenementenkalender of alleen de inschrijving van jullie evenement op de website van jouw organisatie kunt zetten.

Een inschrijving annuleren

Een inschrijving annuleren kan op twee manieren: de deelnemer regelt dat zelf via zijn of haar gebruikersprofiel òf de organisatie (of de NTB) regelt dat in het systeem. Een uitzondering hierop vormen de inschrijvingen van (estafette-)teams. Een (estafette-)team kan niet zelf de inschrijving annuleren, dat kan alleen worden gedaan door de organisatie of de NTB.

In alle gevallen treedt automatisch de standaard annuleringsregeling in werking in mijntriathlonNL. Dus afhankelijk van het moment waarop een inschrijving wordt geannuleerd, krijgt de betreffende deelnemer nog een deel van het inschrijfgeld terug of helemaal niets meer.

Hoewel het voor de eenduidigheid richting deelnemers de voorkeur heeft dat zoveel mogelijk organisaties deze standaard annuleringsregeling hanteren, is een organisatie vrij om hiervan af te wijken. Wil jouw organisatie andere annuleringsvoorwaarden gebruiken? Doe dit dan altijd in overleg met het bondsbureau zodat er – indien nodig – een afwijkende annuleringsregeling in mijntriathlonNL kan worden ingevoerd, afgestemd op jullie evenement.

Of jouw organisatie gebruik maakt van de standaard annuleringsregeling of daarvan afwijkt: belangrijk is dat de deelnemers vóórdat ze zich gaan inschrijven op de hoogte zijn van de annuleringsregeling zoals jullie organisatie die hanteert. Zet de annuleringsregeling daarom op een gemakkelijk vindbare plek op jullie website.

Deelnemer wil overstappen naar een andere wedstrijd

Een deelnemer staat ingeschreven voor de kwart maar is geblesseerd geraakt en wil eigenlijk liever meedoen met de achtste. Met andere woorden: de deelnemer wil overstappen naar een andere wedstrijd binnen hetzelfde evenement, kan dat? Ja, dat is zeker mogelijk. Zo’n overstap kan als volgt worden geregeld:

Deelnemer staat verkeerd ingeschreven

Help! Een deelnemer heeft zich ingeschreven voor de estafettewedstrijd maar wilde zich eigenlijk inschrijven voor de individuele wedstrijd. Kan dat nog worden aangepast?

Hoewel dat natuurlijk niet heel handig is kan dat gelukkig nog wel worden aangepast, mits het om een andere wedstrijd binnen hetzelfde evenement gaat er en nog plek is bij die wedstrijd.

Het werkt net als met een overstap:

Werken met een wachtlijst

Als jullie evenement vol zit dan kun je ervoor kiezen om te gaan werken met een wachtlijst. Deelnemers kunnen zich aanmelden voor de wachtlijst, ze betalen dan nog geen inschrijfgeld. Zodra er een startplek beschikbaar komt nodig je de eerste persoon op de wachtlijst uit om zich definitief in te schrijven en het inschrijfgeld te voldoen.

Startnummers toekennen

Een organisatie kan in mijntriathlonNL startnummers toekennen aan zowel individuele deelnemers als aan (estafette)teams.

Check-in app

Met de Check-in app is het mogelijk om op locatie de QR-codes van deelnemers te scannen. Hiermee kun je deelnemers als ‘aanwezig’ registreren en/of persoons- en licentiegegevens controleren. Op deze manier kun je het proces aan de inschrijftafel soepel laten verlopen, zeker als er startnummers aan de inschrijvingen in mijntriathlonNL zijn toegevoegd.