Voor atleten is het bijna vanzelfsprekend dat in het zomerseizoen overal in Nederland wel ergens een multisportevenement plaatsvindt. Maar wat gaat er eigenlijk aan vooraf voordat op de dag zelf het startschot klinkt? Michiel van der Eerden neemt ons in grote lijnen mee in het voorbereidingstraject op de City Triathlon Roermond op 16 & 17 september 2023.
Michiel van der Eerden, al zo’n twintig jaar penningmeester van TV Roermond, is een van de initiatiefnemers van de Roermond City Triathlon die in 2019 (terug) op de kalender kwam en in 2023 – niet gehinderd door de coronacrisis – aan de vijfde editie toe is. De wedstrijd vindt ieder jaar half september plaats en de voorbereidingen voor de nieuwe editie beginnen meestal een maand later alweer.
Evaluatie
Ongeveer een maand na de wedstrijd komt het bestuur van een wedstrijdorganisatie bij elkaar voor een evaluatie. Wat ging er goed, wat ging er minder goed? Wat zijn de plannen voor volgend jaar? Als er ambities zijn om een NK of een wedstrijd uit de Teamcompetities- of Jeugd en juniorencircuit te organiseren, dan is dit de tijd om alvast contact op te nemen met de NTB. Rond deze periode wordt ook, na contact te hebben gehad met andere wedstrijden in de regio, een datum voor volgend jaar vastgesteld.
Vergunningen
Als de datum voor de wedstrijd bekend is, kan ook de vergunningsprocedure in werking worden gesteld. Hier gaat meestal veel tijd in zetten omdat alles omtrent de parkoersen, verkeersregelaars, het veiligheidsplan, ontruimingsplan en parkeren minutieus vastgelegd moet worden. De conceptvergunning wordt in januari ingediend, eind mei volgt de definitieve versie die meestal drie maanden voor de wedstrijd wordt goedgekeurd.
Sponsors en suppliers
Tussen december en mei gaat de organisatie aan de slag met het aanvragen van offertes voor bijvoorbeeld de hekken en andere materialen en met het werven van sponsors en suppliers. “Kort gezegd het binnenhalen van geld en het afdingen van korting op materialen. We proberen altijd zoveel mogelijk inkomsten te genereren en uitgaven te beperken, zodat we de inschrijfgelden betaalbaar kunnen houden. Wij zijn zelf triatleten en organiseren onze wedstrijd uit liefde voor de sport, dus we willen niet dat het inschrijfgeld een barrière vormt om mee te doen.”
Inschrijven
Rond februari/maart wordt de wedstrijd opgenomen in de wedstrijdkalender van de NTB. Dan gaat ook de inschrijving open. Organisaties kunnen hiervoor gebruik maken van het inschrijfsysteem van de NTB (mijntriatlonbond.nl), een eigen systeem hanteren of dat van een derde partij. Als de wedstrijd onder de auspiciën van de NTB plaatsvindt, betalen organisaties hiervoor een afdracht (5% van de inschrijfgelden) aan de NTB. Zij kunnen dan gebruik maken van het inschrijfsysteem, de NTB zorgt voor de officials en verdere ondersteuning zoals promotie van de wedstrijdkalender. “Wij vinden het fijn dat de bond met ons meedenkt. Een voordeel is ook dat we van de provincie Limburg subsidie krijgen, via het triathlonplatform Limburg, omdat we bij de NTB zijn aangesloten.”
Vrijwilligers
Voor veel organisatoren is het werven van vrijwilligers een heikel punt. De City Triathlon schakelt voor hun wedstrijdweekend andere verenigingen uit Roermond in om tegen een betaling – die gaat naar de clubkas – te helpen op de wedstrijddag. De triatleten van TV Roermond en familieleden helpen zonder vergoeding mee. “Alle vrijwilligers worden bij ons in de watten gelegd. Ze kunnen onbeperkt terecht in de cateringtent en we organiseren vooraf een BBQ. We kunnen niet zonder onze vrijwilligers, dus daar bezuinigen we niet op.”
Veiligheid
De City Triathlon Roermond heeft een jaarlijkse begroting van 85.000 euro. Een groot gedeelte van het budget gaat naar het waarborgen van de veiligheid voor deelnemers. In de vergunning van de gemeente wordt bepaald hoeveel beroepsverkeersregelaars nodig zijn op de drukke punten in het parkoers. Deze beroepsregelaars krijgen hiervoor een vergoeding van in totaal 5000 euro voor twee dagen. Naast de verkeersregelaars zijn de reddingsbrigade (5000 euro), EHBO (3500 euro) en de verplichte omleidingsborden van de gemeente (12.000 euro) grote kostenposten.
Badmutsen, rugnummers en medailles
Voor de zomervakantie start de PR campagne om zoveel mogelijk atleten te trekken en worden ook alvast de badmutsen en medailles besteld. Roermond kiest er voor om meerdere jaren met hetzelfde medailleontwerp te doen en per jaar alleen de linten met het jaartal te vervangen. De rugnummers en zadelpenstickers worden besteld als de inschrijving een week voor de wedstrijd sluit.
Waterkwaliteit
De afgelopen edities was er sprake van blauwalg in de Noorderplas, de zwemlocatie van de Roermond City Triathlon. Gelukkig was de concentratie blauwalg dermate klein dat het zwemonderdeel tot nu toe gewoon kon plaatsvinden en doen de organisatie en de eigenaar van het terrein er alles aan om een optimaal zwemwater te krijgen en te behouden. De waterkwaliteit van de Nooderplas wordt nauwlettend in de gaten gehouden via zwemwater.nl; een website waar de waterkwaliteit van alle officiële zwemlocaties te vinden is. Zwemwater.nl is een initiatief van onder meer de Unie van Waterschappen en Rijkswaterstaat. Als het zwemonderdeel niet plaats vindt op een officiële zwemlocatie, zou een organisatie een externe partij moeten vragen om het water te testen. Ook in het geval als zwemwater.nl een negatief advies geeft, kan een organisatie er voor kiezen om zelf aanvullende testen te laten doen.
Opbouwen
Een dag voor de wedstrijden wordt het finishterrein en de wisselzone ingericht. De City Roermond Triathlon maakt deel uit van het Sportplatform Limburg dat een eigen materialendepot heeft. Wedstrijdorganisaties kunnen materialen – zoals kratjes voor de wisselzone, pionnen en tapijt – lenen. Dat bespaart niet alleen geld, maar is ook beter voor het milieu.
Wedstrijddag
Van der Eerden, die berekende dat hij in de aanloop gemiddeld zes tot acht uur per week kwijt is de organisatie van de City Roermond Triathlon, is op de wedstrijddagen zelf een vliegende kiep. Is er een vrijwilliger te kort tijdens het zwemonderdeel, dan stapt hij zelf op een paddleboard. Of is het een warme dag, dan rijdt hij naar de supermark voor extra water. “Na afloop ruimen we alles weer op en hebben we een maandje rust – behalve voor mij als penningmeester die alle rekeningen na afloop betaalt – voordat we weer de voorbereidingen op het nieuwe seizoen beginnen.”
Wil je komen helpen of als collega-organisatie komen kijken op 16 & 17 september, laat het weten aan penningmeester@roermondcitytriathlon.nl. Natuurlijk ben je ook welkom als toeschouwer.
Als je vragen hebt over het organiseren van een wedstrijd, mail ze naar info@triathlonbond.nl.
